会計事務所にとって、メールは単なるマーケティングではなく業務そのものです。申告を期限内に終えるための不足書類のリマインダー、四半期予定納税の期限前の通知、業務委託契約書、オーガナイザー、請求書、年末の計画チェックリストは、すべて受信箱を通じてやり取りされます。多くの業界ではバウンスしたメールはマーケティングの接点を1回逃すだけですが、会計事務所ではバウンスしたメールが、クライアントの申告期限の見逃しにつながりかねません。到達率の重みは非常に具体的です。リマインダーは、実際に届いてはじめて役に立ちます。
会計業界には、ほかの多くの業界ではそれほど深刻ではない、もう1つの課題があります。季節性です。メールの送信量は1年の大半は安定していますが、ある時期に急増します。多くの事務所は、1月から4月の確定申告シーズンに月1回から週1回の送信に切り替え、書類の催促、進捗のお知らせ、期限のカウントダウンを重ねていきます。クライアントリストをクリーンにしていなければ、急増した送信が古いリストに当たり、到達率の問題が最も許されないタイミングでバウンスが急増します。転職やメールプロバイダーの乗り換えでクライアントのアドレスは1年中劣化していくため、昨年4月には問題なかったリストにも、今年の4月には使われていないアドレスが含まれています。
VeriMailsなら、会計事務所はこの問題に簡単に先手を打てます。シーズンが本格化する前に、クライアントリスト全体を一括検証にかけ、バウンスするアドレスを除外しましょう。そうすればバウンス率は最も忙しい時期も低く保たれ、送信元の評価も損なわれず、書類の依頼や期限のリマインダーが最も大切なタイミングでクライアントに届きます。自動リマインダーは駆け込みでの書類提出を大きく減らしますが、それも届いてこそ。確実に届けるのが検証の役割です。
会計事務所で
最も忙しい時期にも、時間が重要なクライアントへの連絡を届く状態に保ちます。
期限の
書類の依頼や期限の通知は、クライアントが受け取ってはじめて機能します。検証済みのリストならバウンス率を低く保てるため、リマインダーが期限内に受信箱へ届きます。
確定申告
確定申告シーズンには、送信頻度が月1回から週1回へと跳ね上がります。急増する前にクライアントリストを検証し、古いリストが最悪のタイミングでバウンスを招かないようにしましょう。
送信元の
メールボックスプロバイダーは、すべてのバウンスをドメインのマイナス評価として数えます。整理されていないリストへの大量一斉送信は、今後のリマインダーを迷惑メールに追いやることもあります。検証でドメインの信頼を保ちましょう。
請求書や
請求書や支払いの通知は、届かなければ支払われません。検証で使われていないアドレスを除外し、売掛金に関する連絡をクライアントに確実に届けます。
新規
アドバイザリーや記帳代行の見込み客がCRMに登録されたら、最初のオーガナイザー、提案書、オンボーディングのメールを送る前にアドレスを検証しましょう。
キャッチオールと
法人クライアントのドメインの多くは、すべてのメールを受け入れます。VeriMailsはキャッチオールや使い捨てのアドレスにフラグを付けるため、リマインダーの送信先の実態を把握できます。
クライアント
会計事務所で最も効果が出るのは、検証を季節ごとの業務カレンダーに組み込んだときです。オーガナイザーを送る前にリスト全体をクリーンにし、その後は新規または変更されたコンタクトを、業務管理システムに入った時点でチェックします。
シーズン前の
- オーガナイザーのメールを送り始める前に、クライアント、取引先の担当者、請求先の連絡先をエクスポートします。
- 送信前に無効なアドレスを除外し、リスクのあるキャッチオールやロールベースの結果を確認します。
- 修正したアドレスは、メール配信ツールだけでなく元のシステムでも更新します。
- シーズン中に追加された新規クライアントは、リマインダーのシーケンスが始まる前に再チェックします。
会計事務所での
クライアントリストのエクスポートから、シーズンに向けたクリーンなリストの完成まで数分で。
クライアントリストを
税務ソフト、業務管理システム、CRMからCSVを書き出します。個人のクライアントも法人のクライアントも、同じ方法で検証できます。
VeriMailsに
ファイルをダッシュボードにドロップするだけ。VeriMailsがメールの列を自動でマッピングし、バックグラウンドジョブとしてファイルを検証します。新規クライアントの受け入れ時には、REST APIで検証することもできます。
安心して
有効なアドレスに絞り込み、メールツールに取り込みます。書類の依頼や期限のリマインダーが、受信できるクライアントに届くようになります。
繁閑の
数百件のクライアントを整理する個人の会計士でも、申告シーズンを前に数千件を検証する複数パートナーの事務所でも、VeriMailsは規模に合わせて対応します。クレジット制の検証は1メールあたり$0.0019からで、10,000クレジットならわずか$19です。クレジットパックは最大5,000,000クレジットで$1,499まで用意しています。クレジットに有効期限はないため、繁閑のある業務にぴったりです。確定申告シーズン前にパックを購入し、使い切れなかった分は次のシーズンに持ち越せます。年間を通じて検証する事務所向けには、年払いで月額$12.50からの年間プランもあります。
すべての新規アカウントに100クレジットが無料で付与され、クレジットカードも不要です。契約前に、自社のクライアントリストのサンプルでVeriMailsをお試しいただけます。
料金の詳細を見る →確定申告シーズン中、昨年から転職したクライアント宛ての書類催促メールがバウンスしていました。今では毎年1月、週1回のリマインダーが始まる前にリスト全体を検証しています。繁忙期でも到達率は安定しています。David S. — パートナー、会計事務所、米国
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会計事務所からよくいただくメール検証のご質問。