Salesforceで
SalesforceはすべてのContactとLeadにメールアドレスを保持しますが、そのアドレスが今も有効なメールボックスに届くかどうかは確認しません。何年も前に取得したレコード、Webフォームからのリード、その後転職した連絡先は、キャンペーンでバウンスや確認すべき問題が発覚するまで、有効そうな状態のままデータベースに残ります。このガイドでは、Salesforceの連絡先レポートをCSVでエクスポートし、VeriMailsで検証し、ステータスの結果を再インポートして、キャンペーン担当者が送信前に絞り込めるようにする方法を紹介します。
要約
- SalesforceのレポートをDetails OnlyのCSVでエクスポートすると、書式付きのスプレッドシートではなく、行単位の連絡先やリードのデータを取得できます。
- 検証の前に、Email、First Name、Last Name、Account、Owner、キャンペーンのフィールドのとなりにContact IDまたはLead IDを残します。
- VeriMailsでCSVを検証し、結果を有効、無効、キャッチオール、使い捨て、ロールベースのステータス別に分けます。
- Data Import WizardまたはData Loaderを使い、メールアドレスだけで照合するのではなく、SalesforceのIDで既存レコードを更新します。
レポートの
最もクリーンなSalesforceのワークフローは、レポートを起点にします。これから送信する対象者を反映したレポートを作成し、行単位の詳細をエクスポートして、SalesforceのIDを更新時の戻り先として使います。
| 設定項目 | Salesforceで行うこと | 運用メモ |
|---|---|---|
| レポートタイプ | 対象者に応じて、Contacts、Leads、またはContacts & Accountsのレポートを使います。 | すべての行のインポート経路が明確でない限り、関係のないオブジェクトを混在させないでください。 |
| エクスポートのビュー | エクスポート時にDetails Onlyを選び、CSVを選択します。 | Formatted Reportは表示用です。クリーンにして再インポートできるのはDetails Onlyのエクスポートです。 |
| 列 | Email、Contact IDまたはLead ID、氏名のフィールド、Account、Owner、キャンペーンやセグメントのフィールドを含めます。 | ID列があるからこそ、クリーンにしたファイルで後から正確なレコードを更新できます。 |
| 大きなファイル | 検証済みファイルが大きすぎる場合や、ウィザードで手動インポートするには運用上の影響が大きい場合は、Data Loaderを使います。 | インポートをロールバックしたり監査したりできるよう、元のレポートのエクスポートのコピーを保管しておきます。 |
| インポート後の目印 | インポート時に、検証日やステータスのフィールド、またはキャンペーンメンバーのフラグを追加します。 | 今後のキャンペーンでは、どのリストがクリーンにされたかを推測せず、最新の検証結果で絞り込めます。 |
Salesforceの
Salesforceは収益部門のシステム・オブ・レコードであり、その下流のほぼすべてが中のデータに依存しています。Marketing Cloud、Account Engagement、営業シーケンス、連携したあらゆる送信ツールが、SalesforceのContactやLeadのレコードから送信先リストを取得します。レコードに使えないアドレスが含まれていれば、その問題はデータを使うすべてのチャネルに波及します。
Salesforceは
ContactやLeadのEmailフィールドに入った値は、そのまま保存されます。Web-to-Leadフォーム、担当者による名刺の入力、古いリストの一括インポート、他システムからの連携同期など、どこから来たものでも同じです。Salesforceはメールサーバーに接続してメールボックスを確認しません。VeriMailsがその検証ステップを加えるため、キャンペーン前に、どのレコードが送信先として有力で、どのレコードに確認が必要かがわかります。
リードや
人が役職を変えたり、企業がドメイン名を変更したり、古いリードが購買サイクルから外れたりするたびに、勤務先のメールアドレスは変わります。次のキャンペーンよりずっと前に作成されたSalesforceのLeadは、情報がそろって見えても、メールボックスはすでに存在しないことがあります。キャンペーン直前にエクスポートを検証すれば、各アドレスの現在の状態を反映できます。
Salesforceの
SalesforceのセグメントをMarketing Cloud、Account Engagement、セールスエンゲージメントツールに送ると、無効なアドレスはハードバウンスになることがあります。メールボックスプロバイダーは繰り返されるバウンスをリストが管理されていない証拠と見なし、より多くのメールを受信箱から振り分ける可能性があります。先に検証すれば、不正な可能性が高い行を送信対象から外し、Salesforceのデータで作るキャンペーンの防げるバウンスのリスクを減らせます。
クリーンな
キャンペーンレポート、エンゲージメントスコアリング、パイプライン分析は、いずれも背後にある連絡先に届くことを前提としています。無効なアドレスは開封率やクリック率をゆがめ、届かないレコードに対して自動化を発動させ、経営陣が頼りにするダッシュボードへの信頼を少しずつ損ないます。データを検証すれば、Salesforceのレポートを到達状況がより明確なレコードに基づいたものにできます。
VeriMailsが
VeriMailsは、Salesforceからエクスポートしたすべてのアドレスを多層的なチェックにかけます。各層が異なる種類の不正なメールアドレスを対象とし、すべてのレコードにあいまいなスコアではなく明確なステータスを返します。
最初に行うのは構文の検証で、手入力で紛れ込むタイプミスを含む、形式の誤ったアドレスを検出します。 MXとDNSのチェックでは、ドメインが存在し、メールを受信できるよう設定されているかを確認します。リアルタイムの SMTPハンドシェイクは受信側のメールサーバーに実際に接続し、メールを一切送信せずに、その特定のメールボックスがメッセージを受け付けられる状態かを確認します。これにより、Salesforceで有効なままになっている可能性のある、放置されたメールボックスや退職者の連絡先を特定しやすくなります。
VeriMailsはさらにキャッチオール検出で、実在のメールボックスがあるかどうかにかかわらずすべてのアドレスを受け付けるドメインにフラグを付け、使い捨て検出で一時的な使い捨ての受信箱を、ロールベース検出でinfo@やsales@のような汎用アドレスを検出します。キャッチオールのステータスは、確率スコアではなく明確な検出結果として返されます。これらすべてのチェックを通じて、VeriMailsはライブのワークフローでそのまま使える明確な検証結果を返します。
Salesforce
検証の料金は、送信前にSalesforceの連絡先リストをクリーンにするコストが、防げるバウンスのリスクを減らす価値に対して予測しやすいものになるよう設定しています。VeriMailsのクレジットは1メールあたり$0.0019からで、10,000クレジットのパックなら$19です。クレジットパックは5,000,000件の検証で$1,499まで拡張でき、クレジットに有効期限はないため、あるプロジェクト用に購入した残高を次に持ち越せます。
Salesforceのデータを定期的にエクスポートしてクリーンにするなら、年払いプランは月額$12.50からです。新規のVeriMailsアカウントには100クレジットが無料で付き、クレジットカードは不要です。Salesforceのサンプルレポートを検証し、無効やキャッチオールのアドレスを持つContactやLeadのレコードがどれだけあるかを、プランを決める前に測定できます。
ワークフローの
Salesforceがシステム・オブ・レコードの場合はこのフローを使います。レポートをエクスポートし、Salesforceの外でファイルを検証してから、IDでContactやLeadを更新すれば、下流の送信ツールにもクリーンなデータが引き継がれます。
- CRMのデータ管理: より広範なクリーンアップに取り組む場合は、このフローとあわせて次もご覧ください： CRMデータ整備ガイド。
- 大規模なエクスポート：使い分けとして、一括メール検証は、Salesforceのレポートをキャンペーン、ケイデンス、エンリッチメントのワークフローに使う場合に活用してください。
- リスクの扱い：使い分けとして、キャッチオール検出を使い、再インポートの前にあいまいなB2Bドメインを分けておきます。
ステップバイステップ
Salesforceで
Reportsタブを開き、New Reportをクリックします。Contacts & Accountsのレポートタイプを選び、Start Reportをクリックします。列としてEmailフィールドに加え、First Name、Last Name、Contact IDを追加します。フィルタを適用して検証したいセグメントに絞り込み、レポートを実行します。
レポートを
レポートを開いた状態でExportボタンをクリックします。CSVを選べるのはDetails Onlyなので、Formatted ReportではなくDetails Onlyを選び、形式にCSVを指定してエクスポートします。非常に大きなデータベースの場合は、SetupエリアにあるData Exportサービスで、Contactsを圧縮したCSVとして受け取ることもできます。
Salesforceの
VeriMailsにサインインして一括検証を開き、エクスポートしたCSVをアップロードします。VeriMailsがメールアドレスの列を自動で検出するため、手動でのマッピングは不要です。ジョブはキューに入った一括検証として実行され、構文、MX、DNS、SMTP、キャッチオール、使い捨て、ロールベースのチェックがすべて行われます。
有効、
VeriMailsはすべてのアドレスをステータス別に分類します。有効の結果は、同意やポリシーの確認も満たしていれば、対象として残す最有力候補です。無効の結果はハードバウンスする可能性が高いため、送信前に削除するか目印を付けてください。キャッチオールの結果にはフラグが付くので、扱い方を判断できます。使い捨てとロールベースのアドレスは別に表示されます。絞り込んだ有効な結果をクリーンなCSVとしてダウンロードします。
クリーンな
Data Import WizardまたはData Loaderを使い、検証済みファイルからContactやLeadのレコードを更新します。先にエクスポートしたSalesforceのRecord IDで各行を照合すれば、正しい既存レコードが更新され、重複は作られません。無効なアドレスはフィールドの値でフラグを付けるか、稼働中のマーケティングセグメントから外せます。
結果
Salesforceに戻すファイルには、VeriMailsのステータスを残しておきましょう。そうすれば、クリーンアップの結果が切り離されたスプレッドシートに埋もれず、営業、マーケティング、オペレーションがレコード単位で同じ答えを共有できます。
- 有効レコードを更新して検証日を追加し、次のキャンペーンやシーケンスの対象として残します。
- 無効稼働中の送信から外し、担当者の確認用にフラグを付けるか、新しいアドレスが確認できるまでキャンペーンメンバーから外します。
- キャッチオールデフォルトで一括送信から外します。担当者の確認、または価値の高い小規模なアウトリーチのセグメントに回します。
- 使い捨てメールボックスがCRMで管理し続けるには一時的すぎるため、ナーチャリングやライフサイクルのキャンペーンから除外します。
- ロールベース必要に応じて業務用のアカウントには残しますが、個別の営業シーケンスとは分けます。