Zoho CRMで
Zoho CRMはContactsモジュールとLeadsモジュールのすべてのレコードにメールアドレスを保存しますが、それらのアドレスがまだ使われているメールボックスに届くかどうかは確認しません。フォーム入力、一括インポート、退職した連絡先が知らないうちに溜まり、やがてキャンペーンが大量のバウンスにぶつかります。このガイドでは、Zoho CRMのContactsモジュールをCSVでエクスポートし、VeriMailsで検証して、クリーンなリストを再インポートし、配信を届く状態に保つ方法を紹介します。
要約
- キャンペーンのセグメントには絞り込んだContactsモジュールのエクスポートを、大規模な定期クリーンアップにはData Exportを使います。
- エクスポートするファイルには、Email、Zoho CRMのRecord ID、オーナー、リードソース、ライフサイクルステージ、キャンペーンのフィールドを残します。
- セグメントをZoho Campaigns、Zoho CRMのメール、その他の送信ツールに渡す前に、VeriMailsでCSVを検証します。
- Update Existing Recordsを選択し、Zoho CRMのレコードIDで照合して再インポートします。
- 検証ステータスと検証日をZoho CRMにマッピングし直し、ビュー、ワークフロー、キャンペーンでリスクのある行を除外できるようにします。
Zoho CRMの
Zoho CRMは、絞り込んだモジュール単位のエクスポートと、より広範なデータエクスポートの両方に対応しています。運用担当者が実際に使う連絡先をカバーできる、最も範囲の狭いエクスポートを選びましょう。
| 設定項目 | Zoho CRMで行うこと | 運用メモ |
|---|---|---|
| エクスポート範囲 | キャンペーン用のクリーンアップにはカスタムビューを使ったContactsモジュールを、定期的なモジュールのクリーンアップにはSetup > Data Administration > Exportを使います。 | モジュールのビューは監査しやすく、全データのエクスポートは定期的なデータベースの整備に適しています。 |
| 必須フィールド | Email、Record ID、Contact Owner、Lead Source、ライフサイクルのフィールド、キャンペーンのフィールド、同期用の識別子を残します。 | 検証結果をZoho CRMにインポートし直す際、Record IDが最も安全な照合キーです。 |
| ファイル形式 | 利用できる場合はDownload CSVを使い、そうでなければzip形式のData ExportパッケージからCSVを取り出します。 | 連絡先のCSVをVeriMailsにアップロードし、関係のないモジュールはジョブに含めないようにします。 |
| インポートモード | Zoho CRMへのインポート時にUpdate Existing Recordsを選び、Record IDで照合します。 | 重複レコードを追加するのではなく、既存のContactsを更新できます。 |
| 空欄のフィールド | 既存のCRMの値を空のセルで上書きしないインポートオプションを使います。 | 検証はステータスを追加するためのもので、有用な連絡先データを消すべきではありません。 |
Zoho CRMの
Zoho CRMは大規模なスイートの中心に位置し、Webフォーム、Zoho Forms、Leadsモジュール、一括インポート、Zohoエコシステム全体の連携アプリなど、さまざまな経路から連絡先データが入ってきます。どの入口でもメールが配信可能かは確認されないため、Zoho CRMのデータベースは信頼できる連絡先と、送信して初めて分かる届かないアドレスが混在しがちです。
Zoho CRMは
ContactやLeadのレコードのEmailフィールドに入ったメールは、そのまま保存されます。手入力時の入力ミス、古いインポートで入った放置されたメールボックス、一度も有効でなかったアドレスの可能性もあります。Zoho CRMはメールサーバーに接続して確認することはありません。VeriMailsがそのリアルタイムのチェックを行うため、Zoho Campaigns、Zoho CRMのメール、連携した送信ツールで送る前に、どのレコードがバウンスするかを把握できます。
連絡先
B2Bの連絡先データは月におよそ2.1%、年間でおよそ22.5%劣化し、人の転職や企業の組織再編によって、B2Bレコードの30%近くが12か月以内に古くなります。1年前にZohoのWebフォームで獲得したリードが、今では届かない可能性は十分にあります。キャンペーン直前にエクスポートを検証すれば、取得時点の状態ではなく各アドレスの現在の到達性を反映できます。
Zoho CRMの
Zoho Campaignsでキャンペーンを送信したり、セグメントを別のツールに送ったりすると、無効なアドレスはすべてバウンスになります。メールボックスプロバイダーは高いバウンス率を質の低いリストや購入したリストの兆候と見なし、より多くのメールを迷惑メールに振り分けます。バウンス率が3%を超えたら注意が必要で、5%を超えるとドメインの評価に実害が及びます。先に検証すればバウンスを低く抑え、今後のすべての送信を守れます。
クリーンな
ワークフロールール、スコアリングルール、キャンペーンレポートはいずれも、対象の連絡先が実在することを前提にしています。無効なアドレスはレコード数を水増しし、開封率やクリック率を歪め、メッセージを受け取っていない相手に対して自動化を発動させます。データを検証すれば、Zoho CRMのダッシュボードとワークフローを実在する連絡先に基づいたものに保てます。
VeriMailsが
VeriMailsは、Zoho CRMからエクスポートしたすべてのアドレスに多層的なチェックを実行します。各レイヤーがそれぞれ異なる種類の不正なメールを検出し、すべてのレコードに曖昧なスコアではなく明確なステータスが返ります。
まず構文の検証で、Contactレコードの手入力で入り込む入力ミスを含め、形式が不正なアドレスを検出します。 MXとDNSのチェックがドメインの存在と、メールを受信できる設定かどうかを確認します。ライブSMTPハンドシェイクが最も重要なステップです。VeriMailsは受信側のメールサーバーと実際に接続し、メールを一切送ることなく特定のメールボックスがメッセージを受け付けるかを確認します。これにより、Zoho CRMではまだ有効として記録されている放置されたメールボックスや退職した連絡先を見つけられます。
VeriMailsはさらにキャッチオール検出で、実在するメールボックスの有無にかかわらずすべてのアドレスを受け付けるドメインにフラグを付け、使い捨て検出で一時的な使い捨ての受信箱を、ロールベース検出でinfo@やsales@などの汎用アドレスを見分けます。キャッチオールのステータスは、確率スコアではなく明確な検出結果として報告されます。これらすべてのチェックを通じて、VeriMailsは実際のワークフローで使いやすい明確な検証結果を返します。
Zoho CRM
検証の料金は、送信前にZoho CRMのリストをクリーニングする費用が、守られる到達率の価値に比べてごくわずかになるよう設定されています。クレジットパックは1件あたり$0.0019からで、10,000クレジットのパックなら$19です。クレジットパックは最大5,000,000の検証で$1,499まで拡張でき、クレジットに有効期限はないため、あるキャンペーン用に購入した残高を次のキャンペーンに繰り越せます。
Zoho CRMのデータを定期的にエクスポートしてクリーニングする場合、年払いプランは年間請求で月額$12.50からご利用いただけます。新規のVeriMailsアカウントにはすべてクレジットカード不要で100クレジットが無料で付き、プランを決める前にZoho CRMの連絡先のサンプルを検証して、無効やキャッチオールのアドレスを含むレコードがどれだけあるかを確認できます。
ワークフローの
Zoho CRMのエクスポートは、モジュール単位のエクスポートと全データのエクスポートで挙動が異なるため、少し計画が必要です。重要なのは、検証前にすべてのメールにZoho CRMのレコードIDを付けたままにしておくことです。
- 定期的なクリーンアップ： Zoho CRMのエクスポートを定期的な CRMのデータ管理のスケジュールに組み込みましょう。
- 大容量のファイル：モジュール全体のエクスポートには、こちらが適しています：一括メール検証。
- 類似のCRM: あわせて Freshsales と Copper のガイドも確認しましょう（Zohoを含む移行の場合）。
ステップバイステップ
Zoho CRMで
Zoho CRMでContactsモジュールを開きます。検証したいレコードを含むカスタムビューを選ぶか、その場でフィルターを作成します。エクスポートを特定のセグメントに絞ることで、検証が効率的になり、クレジットの使用も無駄なく抑えられます。
Contacts
Contactsモジュールの「その他」メニューアイコンをクリックし、「エクスポート」を選択します。CSV形式を選んで確定してください。大規模なエクスポートを定期的に行う場合は、「設定」から「データ管理」の「エクスポート」に進み、Contactsを選択して、Zoho CRMの準備が完了したらCSVまたはZIP圧縮されたCSVをダウンロードします。メールフィールドとレコードIDが含まれていることを必ず確認してください。
Zoho CRMの
VeriMailsにサインインして一括検証を開き、Zoho CRMから書き出したCSVをアップロードします。VeriMailsがメール列を自動で検出するため、手動のマッピングは不要です。ジョブはキューに入った一括検証として実行され、構文、MX、DNS、SMTP、キャッチオール、使い捨て、ロールベースの各チェックがすべて行われます。
有効、
VeriMailsはすべてのアドレスをステータス別に分類します。有効なアドレスには安心して送信できます。無効なアドレスはハードバウンスするため、送信前に削除しましょう。キャッチオールの結果にはフラグが付くので、扱い方を判断できます。使い捨てとロールベースのアドレスは別に表示されます。フィルタ済みの有効な結果をクリーンなCSVとしてダウンロードします。
クリーニング
Zoho CRMのインポートウィザードで「既存のレコードを更新」を選択します。先にエクスポートしたZoho CRMのレコードIDで各行を照合すれば、正しい連絡先が更新され、重複も作成されません。既存のフィールドを空の値で上書きしないオプションにチェックを入れ、インポートを実行してクリーニング結果を反映します。
結果
各結果をZoho CRMに反映し、ワークフロー、キャンペーン、連携アプリが同じ送信判断を行えるようにします。
- 有効最新の検証日を付けて、Zoho CRMのメール、Zoho Campaigns、同期済みの送信ツールで送信対象として維持します。
- 無効キャンペーンから除外し、新たなメール送信の前に担当者向けのクリーンアップタスクを作成します。
- キャッチオールレビュー用ビューで管理し、アカウントの価値に見合う場合のみ、慎重にモニタリングしながら送信します。
- 使い捨てナーチャリングから除外し、再アクティブ化の前に継続して使えるビジネス用アドレスを依頼します。
- ロールベース必要に応じて企業単位の連絡用に残しつつ、個人宛てのシーケンスからは除外します。