Como Verificar E-mails no Google Sheets

Por que sua planilha precisa de verificação

Se você faz qualquer tipo de prospecção, provavelmente é numa planilha do Google que seus contatos se juntam primeiro. Os leads chegam de formulários, exportações, fontes extraídas da web, parceiros e cadastro manual, e todos vão parar numa coluna antes de seguirem para um CRM ou uma ferramenta de campanhas. Essa planilha é a área de preparação, e também é onde a lista acumula problemas sem ninguém perceber.

Toda planilha de endereços de e-mail tem alguns que não vão funcionar. Há erros de digitação do cadastro manual e de pessoas que digitaram o próprio endereço errado em um formulário. Há endereços desatualizados que eram válidos quando os dados foram coletados, mas morreram desde então porque as pessoas trocaram de emprego. Há endereços de fontes terceiras que nunca foram precisos. Nada disso aparece na planilha. Em uma célula, um endereço ruim parece exatamente igual a um bom.

O problema só aparece quando você envia. Endereços inválidos causam hard bounces, e hard bounces prejudicam sua reputação de remetente, o que empurra até seus e-mails bons para a pasta de spam. Verificar a planilha antes de agir sobre ela remove os endereços ruins enquanto ainda são só linhas numa planilha, antes que possam gerar bounce. A questão é qual método usar, e isso depende do que você precisa.

Método 1: checagens de formato nativas

O Google Sheets não tem um recurso real de verificação, mas consegue checar se um endereço tem o formato correto. Isso é validação de formato, e é a única coisa que a planilha faz sozinha.

A ferramenta mais simples é a função ISEMAIL. A ISEMAIL recebe uma célula com texto e retorna TRUE se o texto parece um endereço de e-mail formatado corretamente, e FALSE se não parece. Coloque-a numa coluna ao lado dos seus endereços e ela vai sinalizar os que estão obviamente quebrados: sem o símbolo @, com espaços ou malformados de outra forma. Uma fórmula de expressão regular com REGEXMATCH faz o mesmo trabalho com um padrão que você define, o que dá mais controle sobre o que exatamente conta como válido.

Essas checagens são grátis, instantâneas e úteis como primeiro filtro. Elas pegam erros de digitação genuínos e entradas sem sentido. Mas entenda o limite: a validação de formato só prova que um endereço tem cara de endereço de e-mail. Ela não diz se o domínio aceita e-mails nem se a caixa de entrada existe. O endereço typo.but.wellformed@example.com passa no ISEMAIL e mesmo assim não é uma caixa de entrada real. Para uma lista com menos de 100 endereços em que você só quer pegar erros óbvios, uma checagem de formato pode bastar. Para qualquer coisa para a qual você pretende enviar e-mails, não basta.

Método 2: um complemento de verificação

Para verificar endereços de verdade dentro do Google Sheets, você conecta um serviço externo de verificação por meio de um complemento. Os complementos são instalados pelo Google Workspace Marketplace e adicionam uma opção de verificação direto no menu do Sheets, para você verificar uma coluna sem sair da planilha.

Um complemento de verificação faz o que as checagens de formato não fazem. Ele se conecta ao serviço de verificação, que realiza as checagens reais em cada endereço: confirma que o domínio tem registros MX válidos, executa um handshake SMTP para testar a caixa de entrada e detecta endereços catch-all, descartáveis e baseados em função. Os resultados voltam para a sua planilha como um status ao lado de cada endereço, com rótulos como valid, invalid, catch-all ou unknown, para você ordenar e filtrar a lista pelo resultado.

Um complemento é uma boa escolha quando você quer que tudo aconteça na planilha e sua lista tem um tamanho administrável, mais ou menos de centenas a poucos milhares. É prático porque não há exportação nem importação, e os resultados caem exatamente onde seus dados já estão. A contrapartida é que rodar uma lista grande em um complemento dentro da planilha pode ser lento, já que cada endereço é checado em sequência. Para listas maiores, um job em massa é a melhor escolha.

Método 3: verificação de CSV em massa

Para uma lista grande, ou uma limpeza pontual de uma planilha existente, a verificação de CSV em massa é o método mais eficiente. O fluxo é simples e funciona com qualquer planilha.

Primeiro, no Google Sheets, selecione a coluna de endereços de e-mail e use Arquivo, depois Fazer download, para exportar a planilha como arquivo CSV. Em seguida, envie esse CSV para a verificação em massa. O serviço processa a lista inteira como um único job em segundo plano, rodando a checagem completa em camadas em cada endereço: validação de sintaxe, consulta de MX e DNS, o handshake SMTP ao vivo e detecção de catch-all, descartáveis e baseados em função. Quando o job termina, você baixa um arquivo de resultados com um status de verificação para cada endereço. Por fim, importe esse arquivo de volta no Google Sheets, usando Arquivo e depois Importar, para trazer os status ao lado dos seus dados originais. A partir daí, você pode filtrar para manter só os endereços válidos.

A verificação em massa é a escolha certa para bases antigas grandes, auditorias pontuais de listas, migração de uma lista entre ferramentas ou qualquer situação em que a prioridade é limpar e avaliar uma lista inteira de uma vez. Ela aguenta um volume com o qual um complemento dentro da planilha teria dificuldade, e processa a lista como um job em segundo plano, não célula por célula. A verificação de CSV em massa do VeriMails foi feita exatamente para esse tipo de fluxo de limpeza de listas.

Método 4: automação via API para uma planilha ativa

Todos os métodos acima verificam uma lista em um determinado momento. Mas muitas planilhas não são estáticas. Uma planilha conectada a um formulário de leads, a um fluxo de cadastro ou a uma automação do Zapier ou do Make ganha novas linhas o tempo todo, e rodar um job em massa de novo cada vez que uma linha aparece não é viável.

Para uma planilha ativa, a solução é verificar cada endereço assim que ele chega, usando a API REST do VeriMails. Você conecta a API à sua planilha por meio de uma ferramenta de automação. Quando uma nova linha é adicionada, a automação envia o novo endereço para a API, recebe um resultado de verificação e grava esse resultado na planilha ao lado do endereço. Cada novo lead é verificado no momento em que chega, sem nenhuma etapa manual.

Essa é a melhor abordagem para times cujas planilhas do Google recebem novos leads automaticamente e que precisam de verificação contínua e sem intervenção, sem atraso entre a captura e a validação. Ela também barra endereços ruins na porta: um endereço inválido é sinalizado no instante em que entra na planilha, então nunca fica esquecido nos seus dados esperando para receber um e-mail. Para desenvolvedores, a API REST também pode ser chamada direto do Google Apps Script para uma função personalizada na planilha, se você preferir construir a integração por conta própria em vez de usar uma plataforma de automação.

Como escolher o método certo

Os quatro métodos não competem entre si; são ferramentas para trabalhos diferentes, e o certo depende da sua lista.

Se sua lista é pequena e você só precisa pegar erros de digitação óbvios, a fórmula nativa ISEMAIL basta, mas lembre que ela só checa o formato. Se você quer verificação real e quer que ela aconteça dentro da planilha, em uma lista de centenas a poucos milhares, instale um complemento de verificação. Se você tem uma lista grande para limpar de uma vez, ou está auditando uma base antiga, exporte-a e use a verificação de CSV em massa, depois importe os resultados de volta. Se sua planilha é ativa e ganha novas linhas continuamente, conecte a API REST por meio de uma ferramenta de automação para que cada endereço seja verificado na chegada.

Seja qual for o método, o custo é baixo. A verificação do VeriMails começa em $0.0019 por e-mail, com 10,000 créditos por $19 e pacotes de até 5 milhões de créditos por $1,499, além de planos anuais a partir de $12.50/mês no faturamento anual. Toda conta nova ganha 100 créditos grátis, sem cartão de crédito, e esses créditos nunca expiram, então você pode exportar uma amostra da sua planilha hoje, verificá-la e ver exatamente quantos endereços ruins estão escondidos nos seus dados antes de assumir qualquer compromisso.

Perguntas Frequentes