ロールベースの
ロールベースのメールアドレスとは、ローカルパートが個人ではなく、機能、部署、役割を表しているアドレスです。info@、support@、sales@ などがロールベースのアドレスにあたります。通常は有効なメールボックスですが、共有されていて個人のオプトインと結び付くことがほとんどないため、マーケティングメールでは到達率のリスクが高くなります。
定義
ロールベースのメールアドレスは汎用メールアドレスとも呼ばれ、アットマークの前の部分が特定の個人ではなく、職務、チーム、組織上の機能を指すアドレスです。このアドレスは社内の役割に属しており、その役割を現在担当している人や、関連するチームのメンバーがメールを読みます。担当者が変わっても、アドレスは変わりません。
代表的な例はすぐにわかります。info@、support@、sales@、admin@、contact@、billing@、help@、hr@、office@、webmaster@ などです。これに対して、個人アドレスは jane.smith@ や jsmith@ のように、ローカルパートで個人を表します。境界線は所有者にあります。個人アドレスには特定できる所有者が1人いますが、ロールベースのアドレスは機能に紐付いた共有リソースです。
ロールベースのアドレスは、業務上の正当な理由で存在しています。企業に安定した公開の窓口を与え、複数のメンバーで受信トレイを共有でき、担当者が辞めても問い合わせへの対応が途切れません。support@ のメールボックスはヘルプデスクチーム全体に届けることができ、billing@ のメールボックスは経理部門の全員で監視できます。しかし、共有アクセスであり単一の所有者がいないという同じ性質が、マーケティングの宛先としてロールベースのアドレスをリスクの高いものにしています。
仕組み
技術的には、ロールベースのアドレスはほかのメールボックスと同じように振る舞います。ドメインには MX レコードがあり、メールサーバーは接続を受け付け、アドレスに対する SMTP ハンドシェイクも通常は成功するため、単純な有効性チェックではそのアドレスは配信可能と報告されます。info@ には、構文チェックや DNS チェックで見つかるような構造上の問題は何もありません。ロールベースかどうかが、エラーとしてではなく独立した分類として検出されるのはこのためです。
検出は、アドレスのローカルパートを調べることで行います。メール検証ツールは、アットマークの前の部分を、よく知られた役割名や機能名の継続的に更新されるリストと照合します。ローカルパートが既知の役割を表す語と一致すると、検証ツールはそのアドレスをロールベースとしてフラグを立てます。このフラグは参考情報です。どのような種類のアドレスなのかを伝え、独自のポリシーを適用できるようにするもので、メールボックスが技術的にメールを受信できるかどうかは別途報告されます。
この分類を明示する価値があるのは、ロールベースのアドレスの典型的な使われ方に理由があります。メールボックスが共有されているため、すべてのメッセージを複数の人が目にし、そのうち誰か1人がアドレス全体を代表してメッセージを迷惑メールとして報告できます。アドレスが個人ではなく機能に属しているため、誰かが意図的にマーケティングメールの受信をオプトインしている可能性は低いでしょう。さらに、ロールベースのアドレスはウェブサイトで公開されていることが多く、スクレイピングされやすいため、購入リストや収集されたリスト、つまりスパムトラップが集中するリストに不釣り合いなほど多く含まれます。
メール
ロールベースのアドレスは、マーケティングやコールドアウトリーチにおいてリスクの高い宛先として広く扱われており、そのリスクは到達率の指標に直接表れます。メールボックスが共有されているため、個人アドレスに比べて誰かがメッセージを迷惑メールとして報告する可能性が高く、苦情率はメールボックスプロバイダーが使う最も強いネガティブシグナルの一つです。ロールベースのアドレスが多いリストは苦情が増えやすく、より多くのメールが迷惑メールフォルダへと押しやられます。
バウンスの傾向も要因の一つです。ロールベースのアドレスは管理が緩いことが多く、設定されたまま忘れられていたり、組織再編に伴って入れ替わったりするため、アクティブな個人メールボックスに比べてバウンス率が高くなりがちです。バウンス率が高いと、プロバイダーにリスト品質が低いと伝わり、送信元の評価が損なわれます。多くのコールドメールツールがロールベースのアドレスを明示的にリスクが高いと判定しているのは、まさにこうした理由からです。プロバイダーやフィルターが重視する、個人単位のエンゲージメント履歴がないためです。
同意の観点もあります。本当の意味でのパーミッションマーケティングは、特定の個人がメールの受信を選ぶことが前提です。info@ や sales@ に代わって個人がオプトインすることはないため、ロールベースのアドレスがそれを表すことはほとんどありません。広く推奨されているのは、そのアドレスについて明確で明示的なオプトインを得ていない限り、ロールベースのアドレスを一斉配信のマーケティングから除外することです。とはいえ、ロールベースのアドレスが常に悪いわけではありません。トランザクションメール、サポートへの返信、正当な業務上のやり取りであれば、billing@ や support@ に送るのはまったく正しい場合もあります。判別する目的は、やみくもに送るのではなく、意図をもって判断できるようにすることです。
VeriMailsでの
ロールベースの検出は、VeriMails の検証プロセスにおける標準的なチェックです。送信されたすべてのアドレスについて、VeriMails はローカルパートを調べ、info、support、sales、admin、billing など既知の役割名や機能名と一致する場合にロールベースとしてフラグを立てます。このフラグはほかの検証結果と一緒に返されるため、リスト上のどのアドレスがロールベースかがひと目でわかります。
ロールベースの検出は、VeriMails のすべてのチェックと一緒に実行されます。各アドレスについて、構文を検証し、有効な MX レコードを確認し、DNS チェックを行い、ライブ SMTP ハンドシェイクでメールボックスがメールを受け付けるかを確認します。VeriMails はキャッチオール検出と使い捨ての検出も行います。ロールベースのアドレスは通常技術的には配信可能なため、VeriMails はアドレスを無効と判定するのではなく、ロールベースを独立した分類として扱います。そのため、メールボックスが機能しているかどうかと、ロールベースかどうかという、2つの異なる情報が得られます。結果は、あいまいな数値スコアではなく、明確な到達率のシグナルとして報告されます。
この区別により、独自のポリシーを適用できます。たとえば、コールドアウトリーチのキャンペーンからはロールベースのアドレスを除外し、トランザクションメールでは残す、といった判断に必要な情報を VeriMails の結果が提供します。検証は、リアルタイムチェック用の REST API、または CSV アップロードによる一括検証で実行でき、キャンペーンの判断に役立つ明確な到達率カテゴリーを返します。検証は1件あたり$0.0019から、10,000クレジットで$19、年払いの年間プランなら月額$12.50からです。新規アカウントにはすべて100クレジットが無料で付与され、クレジットカードは不要、クレジットに有効期限はありません。