O que é email appending?

Definição

O email appending, às vezes escrito como email append ou e-appending, é um processo de enriquecimento de dados que adiciona endereços de e-mail a registros que não os têm. Uma empresa parte de uma lista de contatos que já inclui detalhes de identificação como nomes completos, nomes de empresas, cargos, endereços postais ou números de telefone. Um fornecedor então cruza essa lista com um grande banco de dados de referência e devolve o endereço de e-mail que tem mais chance de pertencer a cada pessoa.

A técnica fica dentro de uma categoria mais ampla chamada data appending, que também cobre o appending firmográfico (adicionar tamanho, receita ou setor da empresa), o appending tecnográfico (adicionar o software que uma empresa usa) e o appending de telefone ou postal. O email appending é a forma mais comum porque o endereço de e-mail é o único campo do qual a maioria das equipes de marketing e vendas depende, e o campo com maior chance de estar faltando ou desatualizado em um CRM.

Vale ser preciso sobre o que um append entrega e o que não entrega. Um append produz uma correspondência, não uma caixa de correio confirmada. O fornecedor está afirmando que, com base em seus dados de referência, determinado endereço pertence a determinada pessoa. Ele não está dizendo que a caixa de correio existe no momento, que ela aceita correspondência ou que a pessoa concordou em receber contato da sua empresa. Essas são questões separadas, e importam muito para a entregabilidade.

Como Funciona

Um projeto de email appending geralmente segue a mesma sequência. Primeiro, a equipe de marketing exporta os registros incompletos que quer enriquecer e os entrega a um fornecedor de appending. Quanto mais campos de identificação cada registro contém, maior a precisão da correspondência, então um registro com nome completo, domínio da empresa e cargo vai corresponder de forma mais confiável do que um com apenas um primeiro nome e uma cidade.

Segundo, o fornecedor roda um algoritmo de correspondência. Ele compara os campos de entrada com seu banco de dados de referência, que normalmente é montado a partir de fontes públicas da web, diretórios de empresas, dados de parceiros, respostas de pesquisas e dados históricos de campanhas. O algoritmo pontua as correspondências candidatas e seleciona a mais forte para cada registro. Os fornecedores descrevem suas taxas de correspondência como uma porcentagem da lista de entrada, e uma taxa de correspondência realista para dados B2B fica bem abaixo de 100 por cento.

Terceiro, o fornecedor devolve o arquivo enriquecido. Fornecedores respeitáveis rodam sua própria passagem de validação antes da entrega, mas a profundidade dessa passagem varia muito, e um endereço correspondido ainda pode estar inválido quando chega até você. Essa é a fraqueza central do appending: os dados de referência envelhecem. Os dados de contato empresariais se deterioram a cerca de 20 a 30 por cento ao ano, à medida que as pessoas mudam de emprego e as empresas se reorganizam. Uma correspondência feita contra um banco de dados que era preciso doze meses atrás pode facilmente apontar para uma caixa de correio que já foi encerrada desde então.

É por isso que a etapa final pertence a você, não ao fornecedor. Antes de enviar qualquer coisa para um arquivo anexado, você deve verificar cada endereço por conta própria, para estar trabalhando a partir de uma checagem atual e independente, em vez de confiar apenas no append.

Por Que Isso Importa para a Entregabilidade de E-mail

As listas anexadas são uma das causas mais comuns de danos à entregabilidade, e a razão é estrutural. Provedores de e-mail como Gmail e Yahoo julgam um remetente pela forma como os destinatários reagem à sua correspondência. Eles observam a taxa de rejeição definitiva, a taxa de reclamações de spam e sinais de engajamento como aberturas e respostas. Os endereços anexados costumam ir mal nos três.

As rejeições definitivas são o primeiro problema. Um endereço anexado e desatualizado aponta para uma caixa de correio que não existe mais, e toda mensagem enviada para ele gera rejeição. Uma taxa de rejeição acima de dois por cento é amplamente tratada como sinal de alerta, e as listas anexadas costumam ultrapassar isso. Pior, as listas anexadas frequentemente contêm armadilhas de spam recicladas, que são endereços antigos e abandonados que os provedores de e-mail reativaram especificamente para flagrar remetentes que enviam para listas construídas sem consentimento. Atingir essas armadilhas pode colocar seu domínio de envio em uma blocklist.

As reclamações são o segundo problema. Como um destinatário anexado nunca pediu para receber contato da sua empresa, ele é muito mais propenso a marcar sua mensagem como spam do que alguém que fez opt-in. Uma taxa de reclamação acima de 0,3 por cento dispara filtragem ou bloqueio total nos grandes provedores. O terceiro problema é o engajamento: contatos anexados abrem e clicam em taxas mais baixas, e o engajamento fraco empurra a correspondência futura para a pasta de spam, até mesmo para destinatários que, de outra forma, a teriam lido.

Nada disso significa que um endereço anexado nunca possa receber correspondência. Significa que os dados anexados precisam ser tratados como dados frios e não verificados, passando por verificação e por um aquecimento cuidadoso antes de tocarem seu domínio principal de envio.

Como a VeriMails Lida com Isso

O VeriMails não anexa dados e não vende listas de contatos. O que o VeriMails faz é a etapa que precisa acontecer depois de um append e antes de você enviar: ele diz a você quais daqueles endereços correspondidos são reais e seguros para enviar.

Quando você passa um arquivo anexado pelo VeriMails, cada endereço atravessa uma verificação completa em várias camadas. O VeriMails valida a sintaxe, confirma que o domínio tem registros MX e DNS válidos e então faz um handshake SMTP ao vivo com o servidor de e-mail receptor para confirmar que a caixa de correio específica aceita correspondência. Ele também detecta domínios catch-all, sinaliza endereços descartáveis e identifica endereços baseados em função como info@ ou sales@. O resultado de cada endereço é um status claro, não uma pontuação vaga, então você sabe exatamente o que está vendo.

Você pode verificar uma lista anexada de duas formas. Envie o arquivo como CSV para verificação em massa, ou envie cada endereço pela API REST à medida que os registros são anexados ao seu CRM. O VeriMails devolve categorias de entregabilidade claras, então checar um arquivo anexado grande é prático antes de qualquer envio. Contas novas ganham 100 créditos gratuitos no cadastro, sem precisar de cartão de crédito e com créditos que nunca expiram, e a verificação começa em 0,0019 dólar por e-mail, ou seja, 19 dólares por 10,000 créditos, com assinaturas mensais a partir de 15 dólares. Verificar uma lista anexada antes de enviar é muito mais barato do que reparar uma reputação de remetente danificada depois.

Perguntas Frequentes