Cos'è l'email appending?

Definizione

L'email appending, talvolta scritto come email append o e-appending, è un processo di arricchimento dati che aggiunge indirizzi email ai record che ne sono privi. Un'azienda parte da una lista di contatti che include già dettagli identificativi come nomi completi, nomi delle aziende, ruoli, indirizzi postali o numeri di telefono. Un fornitore poi confronta quella lista con un grande database di riferimento e restituisce l'indirizzo email che con maggiore probabilità appartiene a ciascuna persona.

La tecnica rientra in una categoria più ampia chiamata data appending, che copre anche il firmographic appending (l'aggiunta di dimensione aziendale, fatturato o settore), il technographic appending (l'aggiunta del software che un'azienda usa) e l'appending telefonico o postale. L'email appending è la forma più comune perché l'indirizzo email è il singolo campo da cui dipendono più team di marketing e vendite, e il campo più probabilmente mancante o obsoleto in un CRM.

Vale la pena essere precisi su cosa un append ti dà e cosa no. Un append produce un abbinamento, non una casella confermata. Il fornitore sta affermando che, in base ai suoi dati di riferimento, un particolare indirizzo appartiene a una particolare persona. Non ti sta dicendo che la casella esiste attualmente, che accetta posta o che la persona ha acconsentito a ricevere comunicazioni dalla tua azienda. Sono domande separate, e contano moltissimo per la deliverability.

Come funziona

Un progetto di email appending segue di solito la stessa sequenza. Per prima cosa, il team di marketing esporta i record incompleti che vuole arricchire e li consegna a un fornitore di appending. Più campi identificativi contiene ciascun record, più alta è l'accuratezza dell'abbinamento, quindi un record con nome completo, dominio aziendale e ruolo si abbinerà in modo più affidabile di uno con solo un nome e una città.

Secondo, il fornitore esegue un algoritmo di abbinamento. Confronta i campi in ingresso con il proprio database di riferimento, di solito assemblato da fonti web pubbliche, directory aziendali, dati di partner, risposte a sondaggi e dati storici di campagne. L'algoritmo assegna un punteggio agli abbinamenti candidati e seleziona il più forte per ciascun record. I fornitori descrivono i loro tassi di abbinamento come una percentuale della lista in ingresso, e un tasso di abbinamento realistico per i dati B2B è ben al di sotto del 100 percento.

Terzo, il fornitore restituisce il file arricchito. I fornitori affidabili eseguono un proprio passaggio di validazione prima della consegna, ma la profondità di quel passaggio varia molto, e un indirizzo abbinato può essere comunque non valido quando arriva nella tua inbox. Questo è il punto debole centrale dell'appending: i dati di riferimento invecchiano. I dati di contatto aziendali decadono di circa il 20-30 percento all'anno man mano che le persone cambiano lavoro e le aziende si riorganizzano. Un abbinamento fatto su un database accurato dodici mesi fa può facilmente puntare a una casella che nel frattempo è stata chiusa.

Ecco perché il passaggio finale spetta a te, non al fornitore. Prima di inviare qualsiasi cosa a un file con appending, dovresti verificare tu stesso ogni indirizzo, così lavori a partire da un controllo aggiornato e indipendente anziché fidarti del solo append.

Perché è importante per la deliverability delle email

Le liste con appending sono una delle cause più comuni di danno alla deliverability, e il motivo è strutturale. I provider di posta come Gmail e Yahoo giudicano un mittente in base a come i destinatari reagiscono alla sua posta. Osservano il tasso di hard bounce, il tasso di reclami spam e segnali di coinvolgimento come aperture e risposte. Gli indirizzi aggiunti tendono a ottenere punteggi scadenti su tutti e tre.

Gli hard bounce sono il primo problema. Un indirizzo aggiunto obsoleto punta a una casella che non esiste più, e ogni messaggio diretto a esso genera un bounce. Un tasso di bounce sopra il due percento è ampiamente considerato un segnale d'allarme, e le liste con appending lo superano abitualmente. Peggio ancora, le liste con appending contengono spesso spam trap riciclate, ovvero vecchi indirizzi abbandonati che i provider di posta hanno riattivato proprio per intercettare i mittenti che inviano a liste non costruite con il consenso. Colpire una trap può far finire il tuo dominio di invio su una blocklist.

I reclami sono il secondo problema. Poiché un destinatario aggiunto non ha mai chiesto di ricevere comunicazioni dalla tua azienda, è molto più propenso a segnalare il tuo messaggio come spam rispetto a chi ha dato il consenso. Un tasso di reclamo sopra lo 0,3 percento innesca il filtraggio o il blocco totale presso i principali provider. Il terzo problema è il coinvolgimento: i contatti aggiunti aprono e cliccano a tassi più bassi, e un coinvolgimento debole spinge la posta futura verso la cartella spam anche per i destinatari che altrimenti l'avrebbero letta.

Niente di tutto questo significa che a un indirizzo aggiunto non si possa mai inviare. Significa che i dati con appending vanno trattati come dati freddi e non verificati, e sottoposti a verifica e a un attento warm-up prima che tocchino il tuo dominio di invio principale.

Come la gestisce VeriMails

VeriMails non fa appending dei dati e non vende liste di contatti. Ciò che VeriMails fa è il passaggio che deve avvenire dopo un append, prima di inviare: ti dice quali di quegli indirizzi abbinati sono reali e sicuri a cui inviare.

Quando esegui un file con appending tramite VeriMails, ogni indirizzo passa attraverso un controllo completo a più livelli. VeriMails valida la sintassi, conferma che il dominio abbia record MX e DNS validi, e poi esegue un handshake SMTP dal vivo con il mail server ricevente per confermare che la casella specifica accetti posta. Rileva anche i domini catch-all, segnala gli indirizzi usa e getta e identifica gli indirizzi role-based come info@ o sales@. Il risultato per ogni indirizzo è uno stato chiaro, non un vago punteggio, così sai esattamente cosa hai davanti.

Puoi verificare una lista con appending in due modi. Carica il file come CSV per la verifica in blocco, oppure invia ogni indirizzo tramite la REST API man mano che i record vengono aggiunti nel tuo CRM. VeriMails restituisce categorie di deliverability chiare, così controllare un grande file con appending è pratico prima di qualsiasi invio. I nuovi account ricevono 100 crediti gratuiti all'iscrizione senza bisogno di carta di credito e crediti che non scadono mai, e la verifica parte da 0,0019 dollari per email, ovvero 19 dollari per 10.000 crediti, con abbonamenti mensili da 15 dollari. Verificare una lista con appending prima di inviare è molto più economico che riparare una reputazione di mittente danneggiata in seguito.

Domande frequenti