التحقق من البريد الإلكتروني للمنظمات غير الربحية

لماذا تتقادم قائمة البريد الإلكتروني لدى المنظمات غير الربحية

تتقادم قوائم البريد الإلكتروني لدى المنظمات غير الربحية بسرعة. تشير تحليلات القطاع إلى أن معدل التسرّب السنوي لقوائم البريد الإلكتروني لدى المنظمات غير الربحية يبلغ نحو 30 بالمئة، أي أن قرابة ثلث العناوين في القائمة يصبح خلال عام واحد غير قابل للوصول أو غير متفاعل. فالداعمون يغيّرون وظائفهم ويفقدون بريد العمل. والطلاب يتخرجون ويتركون عنوان الجامعة. والناس يغيّرون مزوّدي الإنترنت ويتركون صندوق بريد قديمًا خلفهم. لا شيء من هذا غير مألوف، ولا يقع اللوم فيه على أحد. إنه ببساطة ما يحدث لأي قائمة جهات اتصال مع مرور الوقت.

المشكلة أن المنظمة غير الربحية كثيرًا ما لا تلاحظ ذلك. فالقائمة تواصل النمو على الورق مع وصول تسجيلات جديدة، بينما أصبح جزء منها في الخفاء غير قابل للوصول. وعندما يُرسل نداء التبرع الكبير التالي، فإنه يذهب إلى هذا المزيج من العناوين القابلة وغير القابلة للوصول، فترتد العناوين غير القابلة للوصول.

ما الذي تكلّفه الارتدادات للمنظمة غير الربحية

الارتداد هو رسالة رفضها خادم البريد المستقبِل لأن العنوان غير موجود. وعدد قليل من الارتدادات أمر طبيعي وغير ضار، أما تكرارها بشكل منتظم فليس كذلك. فمزوّدو صناديق الوارد مثل Gmail وOutlook وYahoo يراقبون نسبة الرسائل المرتدة من كل مرسل، ويعدّون ارتفاع معدل الارتداد مؤشرًا على مرسل لا يعتني بقائمته. البقاء دون 3 بالمئة يُعد صحيًا بشكل عام؛ وبمجرد أن تتجاوز القائمة 5 بالمئة، يصبح ذلك خطرًا على قابلية التسليم ينبغي معالجته قبل نداء التبرع التالي.

عندما تتجاوز المنظمة غير الربحية هذا الحد، لا تقتصر العواقب على العناوين غير القابلة للوصول. إذ يخفّض المزوّد سمعة المرسل، وتؤثر هذه السمعة المنخفضة في كل رسالة، بما فيها الرسائل المرسلة إلى داعمين حقيقيين ومتفاعلين. فتبدأ نداءات التبرع بالوصول إلى مجلدات الرسائل غير المرغوب فيها، وتنخفض معدلات الفتح، وتنخفض التبرعات معها. وبالنسبة إلى منظمة تعتمد على البريد الإلكتروني لتمويل رسالتها، فإن تضرر سمعة المرسل ضربة مباشرة للإيرادات.

وهناك أيضًا مسألة تكلفة بسيطة. فمعظم مزوّدي خدمات البريد الإلكتروني يحتسبون الرسوم حسب حجم القائمة أو عدد الرسائل المرسلة. وكل عنوان معطّل تدفع المنظمة غير الربحية مقابل تخزينه ومراسلته هو ميزانية لا تحقق شيئًا. والقائمة التي تقادم 30 بالمئة منها هي قائمة تدفع المنظمة أكثر مما ينبغي للحفاظ عليها.

ما الذي يفعله التحقق من البريد الإلكتروني

التحقق من البريد الإلكتروني يفحص كل عنوان قبل أن ترسلوا إليه، ويخبركم ما إذا كان البريد المرسل إلى ذلك العنوان سيُسلَّم على الأرجح. يُجري VeriMails سلسلة من الفحوصات على كل عنوان. فهو يتحقق من صحة البنية لاكتشاف الأخطاء الإملائية والمدخلات غير السليمة. ويفحص سجلات DNS وMX للتأكد من أن النطاق موجود وقادر على استقبال البريد. ويُجري مصافحة SMTP مباشرة، فيتصل بخادم بريد المستلم ويسأله ما إذا كان سيقبل البريد لصندوق البريد المحدد، دون أن يرسل أي رسالة على الإطلاق. ويُجري كشف catch-all لتحديد النطاقات التي تقبل البريد لأي عنوان. ويُجري كشف العناوين المؤقتة لتمييز العناوين المؤقتة التي تُستخدم لمرة واحدة، وكشف العناوين الوظيفية لتمييز العناوين المشتركة مثل info@ وdonate@.

والنتيجة قائمة مصنّفة. العناوين الصالحة آمنة للإبقاء عليها. والعناوين غير الصالحة هي التي يجب إزالتها قبل الإرسال التالي. أما عناوين catch-all والعناوين الوظيفية فتُميَّز حتى تقرر المنظمة غير الربحية كيفية التعامل معها. ويقدّم VeriMails دقة تحقق واضحة، نابعة من إتمام مصافحة SMTP المباشرة بدلًا من التخمين بناءً على البنية وحدها.

متى ينبغي للمنظمة غير الربحية أن تتحقق

يندرج التحقق ضمن تقويم المنظمة غير الربحية في ثلاثة مواضع.

قبل كل نداء تبرع كبير

حملات العطاء في نهاية العام وGiving Tuesday وحملات الربيع هي أعلى الإرسالات أهمية في العام. وهي أيضًا اللحظات التي يُلحق فيها تضرر سمعة المرسل أكبر ضرر. تحققوا من القائمة كاملة قبل كل نداء كبير ببضعة أيام لتنطلق الحملة نظيفة. ويتولى رفع ملف CSV بالجملة ذلك دفعة واحدة.

عند نقطة التسجيل

تجمع نماذج التبرع وخانات الاشتراك في النشرة الإخبارية وصفحات التسجيل في الفعاليات عناوين جديدة كل يوم، وبعضها يحتوي على أخطاء إملائية. يتحقق REST API من VeriMails من العنوان فوريًا لحظة إرسال الداعم للنموذج. ويمكن تمييز العنوان غير الصالح في الحال ليصححه الداعم، ما يعني أن العناوين غير الصالحة لا تدخل قاعدة البيانات أصلًا.

وفق جدول منتظم

لأن القوائم تتقادم باستمرار، فإن التنظيف لمرة واحدة لا يدوم. أعيدوا التحقق من القائمة النشطة مرة أو مرتين في السنة على الأقل لتواكب القائمة معدل التسرّب. ويمكن للمنظمات غير الربحية التي ترسل بكثرة أن تتحقق كل ربع سنة.

كم يكلّف التحقق من البريد الإلكتروني المنظمة غير الربحية

التكلفة قيد حقيقي لأي منظمة غير ربحية، والتحقق غير مكلف. لا تنتهي صلاحية أرصدة باقات VeriMails أبدًا، وهو ما يناسب أسلوب الإرسال القائم على الحملات لدى معظم المنظمات غير الربحية. تبدأ فئات الأرصدة من 10,000 مقابل 19 دولارًا، و25,000 مقابل 39 دولارًا، و50,000 مقابل 59 دولارًا، و100,000 مقابل 99 دولارًا. ويمكن لمنظمة غير ربحية لديها قائمة من 25,000 داعم أن تتحقق من القائمة كاملة مقابل 39 دولارًا، ولأن الأرصدة لا تنتهي صلاحيتها، يمكنها شراء فئة أكبر مرة واحدة واستهلاكها عبر عدة حملات على مدار العام.

وللمنظمات التي ترسل بانتظام، تجدد اشتراكات VeriMails رصيدًا شهريًا، بدءًا من باقة Starter بسعر 15 دولارًا مقابل 10,000 عملية تحقق، وباقة Pro بسعر 39 دولارًا مقابل 50,000. ويحصل كل حساب جديد أيضًا على 100 رصيد مجاني عند التسجيل، دون الحاجة إلى بطاقة ائتمان، ليتمكن فريق تنمية الموارد من التحقق من عينة من قائمة المتبرعين ورؤية النتائج قبل إنفاق أي شيء.

عائد جودة بيانات المتبرعين

البيانات النظيفة تفعل أكثر من حماية قابلية التسليم. فالقائمة الموثّقة تمنح فريق تنمية الموارد مقاييس دقيقة. فعند إزالة الارتدادات، تعكس معدلات الفتح والنقر التفاعل الحقيقي بدلًا من أن تنخفض بسبب عناوين لا يقرؤها أحد. وهذا يسهّل معرفة نداءات التبرع الناجحة والشرائح الأكثر استجابة. كما يحافظ التحقق على ترتيب قاعدة بيانات المتبرعين نفسها، وهو أمر مهم عندما تغذي تلك البيانات نظام CRM أو تقرير جمع تبرعات أو تحديثًا لمجلس الإدارة. وبالنسبة إلى المنظمة غير الربحية، كل علاقة مع داعم لها قيمتها، والتحقق يساعد على ضمان أن تتمكن المنظمة فعلًا من الوصول إلى من اختاروا دعم رسالتها.

• أبقوا العناوين غير الصالحة خارج جماهير نداءات التبرع، مع الاحتفاظ بسجل المتبرع لتاريخ العلاقة معه.
• راجعوا العناوين الوظيفية مثل info@ وdonate@ وoffice@ قبل إدخالها في مسارات المتبرعين الشخصية.
• افصلوا نتائج catch-all في شريحة مستقلة عندما يكون الإرسال التالي كبير الحجم أو مرتبطًا بوقت محدد.
• اجمعوا بين نتائج التحقق وبيانات التفاعل حتى تنتقل جهات الاتصال الصالحة غير النشطة إلى مسار إعادة التفاعل.

الأسئلة الشائعة